産業医に気を付けて欲しい、メール送信「CCのルール」

※弊社運営の産業医コミュニティサービス「さんポス」内の専任アドバイザーコラムを一部編集し、転載した内容となります。

産業医の先生と企業間とのやりとりを見守るエージェントとして、
普段から気になっているメールやりとりに関するお話。


ご存じの先生も多いと思いますが、メールには「CC」という機能がございます。
 

CCとは…　カーボン・コピー（Carbon Copy）の略で、「複写」という意味。
メールを送信する際、送信先を「TO」に設定しますが、
そのメールの内容を共有するために設定するのが「CC」となります。

一般企業では、上司や同僚など、
業務に関する情報共有を行いたいメンバーをCCに設定しメール送信することが頻繁に行われています。

受信したメールにCCが設定されている＝送信者が「CCのメンバーにも状況共有を行いたい」
という意図を示している状況となります。

その為、先生をあて先（TO）とした受信メールにCCが設定されていた場合、
ビジネスマナーとしては「返信時にCCも含めて送信する」ことが基本マナーとなります。

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【例えばのケース】
企業の衛生管理者から、次回訪問日の調整に関するメールを受信。
CCに衛生委員会のメンバーが含まれていたとします。

衛生管理者としては、先生からの返信をもって委員会メンバーに日程共有をしたい意図があった場合、
もし先生がCCを含めずに返信をすると、改めて衛生管理者から各メンバーに日程案内という工程が生まれてしまいます。

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もし先生自身がCCに設定されている受信メールの場合はどうでしょうか。（TOは別の方宛の場合）
この場合、CCはあくまで「情報共有」となる為、先生からの返信は基本行わないでＯＫです。

上記いずれも、「基本」マナーと記載させていただきました。
下記のような場合は、意図的にＣＣを外して返信することも生じます。

・個人的な返信内容の為、ＣＣを含めない方が適切なケース
・内容的にＣＣのメンバーへの共有が望ましくないケース
などなど

ＣＣを含めた返信をするか否かについては、連絡内容の状況により判断いただくことが必要です。


今回メール設定に関する話題をコラムのテーマとして取り上げさせていただいたのは、
普段先生方とのやり取りを行う中でもＣＣを含めない返信をいただくケースが多く、
「企業にいると一般的なＣＣの対応が、病院勤務などでは一般的ではないのかも？？」と感じた為でした。

上記の事例のように、
「CCを含めなかったからトラブルが発生する」ということも無いかと思いますが、
企業とのコミュニケーションという部分では多少影響もあるポイントかと思い、
「知っておいて損をしない知識」としてご案内させていただきました。

産業医業務においては機微な情報のやりとりも多い為、
CCを利用したメール機会も多くないかもしれませんが、
今後の先生方の産業医活動において、少しでも参考にしていただければ幸いです。